¡Si quieres mejorar la gestión de proyectos digitales en tu empresa, entonces esta publicación es para ti! Aquí nosotros vamos a listar algunos de los errores más comunes y te indicaremos cómo evitarlos. ¡Cógete tu café y vente a descubrirlos!
Desarrollar una buena gestión de proyectos digitales no es una tarea fácil. A fin de cuentas, son muchas las etapas y muchos los detalles que necesitan observarse a fin de garantizar la calidad y los buenos resultados. Así, diferentes empresas cometen errores en este proceso.
¡Si quieres mejorar la gestión de proyectos digitales en tu empresa, entonces esta publicación es para ti! Aquí nosotros vamos a listar algunos de los errores más comunes y te indicaremos cómo evitarlos. ¡Cógete tu café y vente a descubrirlos!
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1. No tener una cultura de gestión de proyectos digitales
Antes de pensar en los resultados, es necesario incorporar en la cultura de la empresa la gestión de proyectos como algo esencial y rutinario. Sin este entendimiento y aceptación por parte de todos los implicados en los proyectos, adoptar este tipo de gestión se hace imposible. Coger un modelo de Internet e intentar aplicarlo directamente en tu empresa no te ayudará.
Es necesario adecuar todas las etapas a tu realidad y combinarlas con los valores ya existentes. La cultura de una empresa es compleja y, por ello, modificarla puede ser muy trabajoso. Debes establecer procesos y determinar indicadores clave de desarrollo (KPI) para estandarizarlos y permitir la evaluación de cada uno.
2. Gestionar muchos proyectos al mismo tiempo
Gestionar un proyecto sin procesos específicos ya es algo complicado, ahora imagínate tocar muchos de ellos sin una base para encaminar los esfuerzos. Pues sí… Desafortunadamente, esa es una realidad muy habitual en diversas empresas.
En el artículo anterior, hemos hablado sobre la necesidad de una cultura de gestión y aquí esta prueba su importancia. Al establecer procesos y métodos evaluadores, es posible expandir tu producción de modo escalado, y permitir la gestión de diversos proyectos al mismo tiempo sin perder la calidad.
Escalar la gestión de proyectos exige, además de la definición de procesos, la alineación de la comunicación entre todos los implicados y la adopción de herramientas que viabilicen el trabajo de modo simplificado. Hablaremos más sobre esto en los próximos puntos.
3. No comunicarse bien con los colaboradores
Otra gran dificultad, principalmente cuando se trabaja con profesionales externos a la organización, es conseguir alinear la comunicación de modo que «todos hablen el mismo idioma». Muchas veces, la comprensión sobre los objetivos del proyecto queda comprometida por la falta de una comunicación eficiente, se abre espacio a diversas interpretaciones y surgen fallos en la gestión.
Para garantizar la calidad en esa comunicación, el gestor deberá usar todos los medios posibles para alinear a los implicados en el proyecto y establecer una comunicación clara y directa. Incentivarlos a preguntar cuando haya dudas es una excelente opción.
4. No usar una herramienta de gestión de proyectos
¿Ya has intentado apretar un tornillo sin un destornillador? Es difícil, ¿verdad? Si esa sencilla tarea exige el uso de una herramienta adecuada, ¿por qué iba a ser diferente con la gestión de proyectos digitales?
No importa si es solo un proyecto o si son varios: es necesario contar con alguna solución eficiente para seguir y documentar cada etapa del proceso. Las plantillas de Excel pueden funcionar durante un tiempo, pero son muy susceptibles a errores.
Lo ideal es adoptar una herramienta completa que posibilite el registro de cada tarea y que genere informes de desempeño por proyecto y por profesionales. Otro instrumento esencial es un cronograma. Sin él, hay muchas posibilidades de que se atrasen las entregas. A fin de cuentas, somos humanos y, con las carreras del día a día, nos podemos pasar algunos plazos.
5. No establecer objetivos
Puede parecer una locura, pero la existencia de proyectos sin un objetivo claro es muy habitual. Para evitar esta situación se necesita elaborar una planificación completa sobre cuál es el proyecto y cuál es el objetivo deseado.
Para establecerlo, es necesario comprender la situación actual de la empresa, adónde quiere llegar, qué necesita para que hacerlo y cuál es el perfil del público que será impactado. Sin estas informaciones, los objetivos se vuelven vacíos o inalcanzables.
Como has comprendido, la realización de investigaciones es fundamental para definir un objetivo y, sin estas, el equipo podrá determinar procesos de baja eficiencia, metas irrelevantes y, consecuentemente, plazos equivocados.
6. No seguir un cronograma
Uno de los mayores errores de gestión de proyectos digitales es no crear un cronograma de entregas. Desafortunadamente, es bastante común y compromete seriamente la calidad de los resultados obtenidos en cada etapa.
Si las tareas no tienen una fecha de entrega definida, estas se posponen y la excusa es siempre la misma: «tenemos una urgencia y lo necesitamos ya». Sin la definición de un plazo, las entregas pierden su importancia y caen en el olvido.
Otro error común relacionado con los plazos es no seguir el cronograma definido. De nada ayuda pasar horas (sí, se tarda bastante) calculando plazos para cada tarea si el equipo no cumple lo que ha sido determinado.
Por lo tanto, respetar los plazos y entregar las tareas dentro del tiempo estipulado es fundamental para el buen desarrollo de un proyecto, para la calidad en la entrega y para la satisfacción del cliente.
7. Invertir en proyectos sin futuro
Es fácil encontrarse a equipos completos invirtiendo su tiempo y energía en proyectos poco prometedores o que no tienen sentido alguno para la estrategia del cliente. Para evitar ese tipo de situación, el uso de los KPI es esencial.
Si un determinado proyecto no está generando resultados, o si son mínimos y añaden poco a los resultados del cliente, quizás sea hora de parar y reevaluarlo por completo. Cuando eso sucede, significa que la planificación fue mal elaborada.
Por eso, incluso si el proyecto todavía no está concluido, evalúa siempre tu desempeño, mira si está como debería y, si es necesario, realiza los debidos ajustes. No hay nada peor que el despilfarro de dinero en proyectos que no traerán resultados.
Esos son solo algunos errores en la gestión de proyectos digitales que pueden comprometer toda la estrategia de una empresa y provocar que pierda tiempo y dinero. ¡Sin embargo, si sigues nuestros trucos, no cabe la menor duda de que tendrás éxito!
¿Y tú? ¿Conoces otro error del que no hayamos hablado? ¡Déjanos tus opiniones y dudas en los comentarios y cuéntanos tu experiencia!